Area tematica: La società dell’informazione, della ricerca e dell’innovazione
Programma UE: Programma quadro 5, IST-99-1-1A
Nome del progetto: Cultural Objects in Networked Environments (COINE)
Istituzione responsabile/Consorzio di partner:
The Manchester Metropolitan University, CERLIM (MMU) UK
Fretwell-Downing Informatics Ltd (FDI) UK
The National Microelectronics Applications Centre Ltd (MAC) IE
eircom Ennis Information Age Town (Ennis) IE
Universitat Oberta de Catalunya (UOC) ES
University of Macedonia Economic and Social Sciences (UM) (GR)
The Jagiellonian University (UJAG) (PL)

Selezione di possibili programmi UE; individuazione, raccolta e analisi di bandi di concorso

Un membro particolare dell’organizzazione coordinatrice ha il compito specifico di controllare bandi di concorso UE pertinenti: specificamente, il secondo autore, con il sostegno dell'ufficio di ricerca dell'Università. L’organizzazione aveva già esperienza nella redazione di proposte per concorsi UE attraverso i precursori del programma IST, come ad esempio il Programma Biblioteche nell’ambito dei programmi quadro precedenti. In questo particolare progetto ha fatto uso di tutte le informazioni disponibili sul sito web dell’UE che annunciava il bando di concorso. Per rafforzare la sua proposta, ha utilizzato la bibliografia disponibile nel settore, come è solita fare per porre la basi della sua ricerca.

Altre fonti di finanziamento

Per questo progetto il 33% del finanziamento doveva provenire dalle risorse proprie delle organizzazioni partner. Ad ogni modo, il fatto di aver ottenuto il finanziamento UE non ha attirato altre fonti di finanziamento.

Partner

Il consorzio è stato creato allo scopo di presentare questa proposta, sebbene avessimo già lavorato in passato con la maggior parte dei partner. Due partner (FDI e MAC) hanno fornito l'esperienza tecnica (p.es. la programmazione). Entrambi avevano partecipato a progetti precedenti della MMU. Gli altri partner hanno fornito l’esperienza professionale/il know-how. Così, la MMU, l’FDI e il MAC avevano collaborato a progetti UE precedenti; la UOC e l'UM si erano conosciute alle conferenze “Biblioteche senza pareti”; e l’UJAG era stata presentata al partner responsabile da un collega.

Tutti i partner hanno partecipato attivamente al progetto e ne hanno condiviso le responsabilità, sebbene il grosso del lavoro sia stato svolto dai partner tecnici. La comunicazione interna fra i partner si è svolta quasi interamente via posta elettronica, con il sostegno di un sito web interno che consentiva lo scambio di documenti. Il consorzio ha lavorato molto bene e tutti i partner hanno contribuito senza difficoltà secondo quanto ci si aspettava da ciascuno di loro.

Obiettivi /scopi del progetto

L’idea di presentare una proposta all’UE risale alla partecipazione iniziale di diversi partner al Programma Biblioteche (1993). L’idea del COINE è sorta dagli scambi intercorsi fra il professor Brophy e il direttore del MAC. Nel 1998 a Lussemburgo, durante la pausa di una riunione della CE, John O’Flaherty del MAC descrisse a Peter Brophy un progetto che si stava portando avanti negli istituti scolastici irlandesi. Ogni allievo aveva ricevuto una scatola ed era stato invitato a riempirla di oggetti d’interesse per lui. Il contenuto della scatola avrebbe raccontato qualcosa della storia della vita di questi alunni. Il progetto ha avuto un enorme successo, ma ovviamente ogni bambino ha potuto condividere la propria storia con un numero limitato di altri bambini. Ci si rese conto, comunque, che si trattava di una splendida opportunità di utilizzare tecnologie dell’informazione e della comunicazione. Le scatole nere virtuali avevano un potenziale enorme. Altre persone alle quali si parlò all'epoca erano anch'esse entusiaste dell'idea. Le origini del progetto COINE, quindi, risalgono agli scambi avvenuti fra i partecipanti di una serie di progetti finanziati dal quarto programma quadro dell’UE.

L’obiettivo di base del progetto era quello di creare un’infrastruttura generale per la gestione di domini culturali digitali, utilizzabile sia come spazio personale sia come spazio comunitario.

Le cosiddette “lingue minoritarie” (catalano, irlandese) sono state inserite nel progetto affinché fosse il più completo possibile: il COINE è stato ideato per fornire uno strumento utile a livello locale e gestito dall'utente finale.

Raccolta di esperienze di altri progetti

L’organizzazione non ha contattato i responsabili di progetti che avevano già avuto finanziamenti con concorsi precedenti nell’ambito dello stesso programma o linea di bilancio, semplicemente perché non ve n’erano di pertinenti a livello europeo.

Problemi e/o difficoltà di elaborazione della proposta

Analisi dei gruppi d’interesse

Per individuare i gruppi d’interesse e i loro interessi ed opinioni sul problema da risolvere, o sulla sfida da affrontare, è stato realizzato uno studio o un’inchiesta prima di avviare il processo di elaborazione, al fine di individuare i potenziali beneficiari del progetto. L’organizzazione responsabile ha usato il lavoro a cui aveva partecipato nel Regno Unito, incentrato principalmente sulle biblioteche pubbliche. Il grande pubblico, in particolare i bambini delle scuole e le società di storia locale in tutta Europa, è stato direttamente interessato dallo specifico problema o dalla sfida che si voleva affrontare. Gli interessi delle varie persone ed organizzazioni rispetto al problema o alla sfida in questione hanno coinvolto i servizi comunitari locali e la storia locale. Ogni gruppo ha affrontato il problema o la sfida con grande interesse e ha dovuto dedicare tempo e sforzi, a livello di volontariato, per trovare una soluzione.

Ai gruppi non è stata affidata alcuna responsabilità formale né a livello organizzativo né a livello istituzionale.  Alcuni dei gruppi hanno testato l’interfaccia prima di costruire un sistema; tutti i gruppi hanno collaudato il sistema dimostrativo prototipo e hanno dato il loro feedback. Sessioni dimostrative e di formazione sul sistema sono state realizzate per soddisfare gli interessi di ciascun gruppo.

Analisi della situazione attuale (albero dei problemi):

Il progetto è nato dalla convinzione che il patrimonio culturale locale potrebbe essere conservato e condiviso in tutta Europa utilizzando le TIC in modo nuovo. Oggetti e storie della cultura locale devono essere catturati, esposti, pubblicati, condivisi e preservati.Tutte queste esigenze sono state selezionate per essere trasformate in specifici obiettivi di progetto.

Scelta dell’argomento

La CE doveva essere persuasa del fatto che questo settore dovesse essere incluso nel concorso. In passato si era tentato invano di ottenere finanziamenti per il progetto; questo è stato il terzo tentativo, e il bando di concorso era particolarmente calzante.

Creazione di un’équipe per ideare ed elaborare la proposta

Tutti i partner hanno partecipato alla stesura della proposta, ma principalmente la MMU, l’FDI e il MAC. I membri dell’équipe avevano già esperienza nello sviluppo di proposte simili. Non è stato necessario l’aiuto di altre organizzazioni con esperienza di progetti europei. La distribuzione dei compiti fra i membri dell‘équipe è stata decisa dai tre partner principali (dopo aver consultato gli altri) sulla base della loro esperienza precedente di progetti CE. Non ci sono stati problemi per coordinare o integrare tutti coloro che hanno partecipato all’elaborazione della proposta.

Analisi dei rischi

I rischi potenziali per il successo del progetto sono stati menzionati, ma non sono stati considerati come un problema serio. L’équipe pensava di gestirli nell’ambito dei normali meccanismi della CE se si fossero presentati.

Lingua(e) di lavoro

Non ci sono stati problemi per quanto riguarda la/le lingua/e di lavoro fra i partner che hanno partecipato al progetto e la stesura della proposta. È stato usato l’inglese dall’inizio alla fine, e un potenziale partner che non fosse in grado di comunicare in inglese non sarebbe stato invitato a unirsi all’équipe.

Selezione di studi specializzati /documentazione pertinente

A sostegno della proposta UE è stata menzionata la letteratura pubblicata ed è stato posto l’accento sulle norme pertinenti. Non sono state richieste lettere di sostegno alla proposta da parte di istituzioni o esperti competenti nel settore.

Definizione del piano e dei tempi di lavoro

Il piano di lavoro proposto è stato redatto dal coordinatore e poi discusso con ogni partner.
 
Questioni di bilancio

Sono stati lette debitamente le relazioni di bilancio UE del bando di concorso e si è fatta attenzione a seguire le norme UE relative a spese di viaggio e alloggio, onorari, retribuzioni per categoria e per giornata lavorativa ecc. Non vi sono stati problemi di distribuzione della dotazione di bilancio per partner.

Si sono però presentati due problemi quando si è trattato di compilare i moduli UE: innanzitutto, la terminologia cambia costantemente e non è affatto chiara. Secondariamente, il software per la presentazione delle proposte (sistema Electra) aveva degli errori e non funzionava! Ciononostante, la proposta è stata completata in tempo, tenendo presenti le scadenze del bando di concorso.

La proposta contemplava principi e criteri europei quali l’effetto moltiplicatore, la diffusione di risultati, i criteri di valutazione, il valore aggiunto europeo, la dimensione europea, ecc. L’équipe ha messo in risalto il contributo della proposta all'inclusione sociale. Inoltre, il lavoro proposto comprendeva la diffusione e la valutazione.

Contatti:
Geoff Butters: g.butters@mmu.ac.uk
Prof. Peter Brophy: p.brophy@mmu.ac.uk